سما / وكالات / كتب Joe SCHERRER أحد العاملين في البنتاغون و مؤلف كتاب “فن القيادة”..
لا يوجد أسوأ من أن تعقد اجتماعا مطولا و تخرج منه بلا نتائج ، هذا يقع مع الكثير من المدراء الذين يفتقدون لفن إدارة الاجتماعات ، فيضيعون وقتهم و وقت موظفيهم و من ثم يحصلون على لاشي
لهذا قرر Joe من خلال خبرته في إدارة الاجتماعات طرح بعض النقاط الهامة و التي تمكنك من عقد اجتماعات ناجحة تحقق بها الأهداف التي تسعى للوصول إليها..
قبــل بـــدء الاجتمــاع
1603 خطوات بسيطة تجعل الإجتمـاعات الوظيفية أكثر فعالية ونجاحاً
تحديد الأهداف التي تريد أن تصل إليها ، فأحد أسباب فشل الاجتماعات هي عدم وضع أهداف محددة .
ضع قائمة بالأشخاص الذي تريد أن يحضروا هذا الاجتماع ، يمكنك أيضا استضافة بعض الخبراء لطرح توجيهاتهم و عرض خبرتهم ، و بذلك ستعمل على توضيح رؤيتك بصورة أوسع .
قم بتحديد جدول زمني يمكن الخبراء و المشاركين من الإعداد و التحضير لهذا الاجتماع مسبقا .
تأكد من وصول الدعوة عبر إرسال رسائل نصية من هاتفك .
قم بتجهيز قاعة الاجتماعات ، الأدوات ، الأوراق و المعدات و لا تنتظر حتى آخر لحظة لفعل ذلك .
كلف أحدهم بالقيام بتدوين الملاحظات التي تطرح في الاجتماع .
قبل ساعة من الاجتماع تأكد من كل ما سبق.
5 قواعد للحصول على أفضل طريقة عرض لمشروعك
أثنـــاء الاجتمــاع
2448 خطوات بسيطة تجعل الإجتمـاعات الوظيفية أكثر فعالية ونجاحاً
اجعل مقدم الاجتماع -إن لم تكن أنت- يعرف عن نفسه و من ثم رحب بالحضور.
اكتب النقاط الأساسية التي تريد الوصول إليها بعد الانتهاء من الاجتماع .
إذا كان هناك متسع من الوقت ، قم بعرض النقاط التي لم تحرز معك أي تقدم خلال الاجتماع السابق و حاول أن تناقشها بصورة سريعة لتحقق ما فشلت في تحقيقه .
احرص على أن تكون جلسة الاجتماع محددة و منظمة فلا تتطرق إلى مواضيع لا تهم و لا تفيدك في الوصول إلى النتائج التي تريدها .
قبل الانتهاء من الاجتماع أعد تلخيص النقاط الهامة ، التأكيد على المهام التي كلفتها لكل شخص و الوقت المتاح لإتمام هذه المهام .
اتفق مع الحضور على موعد ، وقت و مكان الاجتماع القادم .
مشروعك ناشئ؟.. إليك العوامل الأساسية للفت أنظار المستثمرين
بعــد الانتهــاء مــن الاجتمــاع
3378 خطوات بسيطة تجعل الإجتمـاعات الوظيفية أكثر فعالية ونجاحاً
خلال ما لا يقل عن 24 ساعة قم بإرسال أجندة لأهم النقاط و الملاحظات التي وردت في الاجتماع لكل من حضر .
تواصل مع من تم تكلفتهم بأداء بعض المهام للمساعدة ، تحديد الصعوبات التي تواجههم و التحفيز على العمل .
كرر هذه الخطوات و اعتمدها في كل اجتماع .
هذه الخطوات المنظمة كانت أساس نجاح جميع اجتماعات Joe في البنتاغون ، إذ يقول إن كانت هذه النقاط البسيطة قد نجحت في البنتاغون فلا شك أنها ستنجح معك.
كتاب المؤلف متوافر باللغة الانجليزية عبر The leadership forge
